ΑΟΔΕΥ: Δυναμική ομάδων (σημειώσεις και εξάσκηση)

3.3.3 Δυναμική Ομάδων

3.3.3.1 Βασικές έννοιες – Ορισμοί

Παραδείγματα ομάδων: Η ομάδα μπάσκετ του σχολείου, η χορωδία που βρίσκεται στο αμφιθέατρο για να κάνει πρόβα, οι εργάτες του τμήματος παραγωγής σε μία επιχείρηση, οι υπάλληλοι του τμήματος δανείων σε μία τράπεζα, ο σύλλογος γονέων και κηδεμόνων του σχολείου.

Δεν αποτελούν ομάδα όμως, το σύνολο των θεατών στο κινηματογράφο, το σύνολο των επιβατών στο πλοίο, οι πελάτες ενός εστιατορίου, γιατί δεν πληρούν τους όρους της ομάδας.

Όροι της ομάδας:

-          περισσότερα από ένα άτομα

-          αναπτύσσουν σχέσεις μεταξύ τους

-          έχουν κοινούς στόχους και

-          αναγνωρίζουν ότι ανήκουν στην ίδια ομάδα.

Στο χώρο των κοινωνικών οργανώσεων οι ομάδες παίρνουν τυπική και άτυπη μορφή και υπόσταση.

Τυπική ομάδα συγκροτούν τα άτομα που η διοίκηση ομαδοποιεί με σκοπό την επίτευξη συγκεκριμένου έργου. Τους παρέχει εξουσία για να πετύχουν συγκεκριμένο αποτέλεσμα. Για παράδειγμα τα τμήματα της επιχείρησης αποτελούν τυπικές ομάδες.

Άτυπη ομάδα  δημιουργείται από τους εργαζόμενους που έχουν στόχους την κάλυψη κοινωνικών αναγκών (π.χ. ομάδες φίλων, κλίκες κτλ).

Να σημειωθεί ότι ο ρόλος των άτυπων ομάδων είναι εξίσου σημαντικός με αυτόν των τυπικών ομάδων για την επιτυχή λειτουργία μίας επιχείρησης.

Είδη τυπικών ομάδων:

1. Κάθετες ομάδες (ιεραρχικές ομάδες). Αποτελούν μέρη της οργανωτικής δομής της επιχείρησης και είναι σταθερές διαχρονικά ενώ τα μέλη της έχουν ευθύνη για συγκεκριμένη λειτουργία μέσα στην επιχείρηση Κάθετες ομάδες είναι οι διευθύνσεις, τα τμήματα και οι υποδιαιρέσεις των τμημάτων (γραφεία).
2. Οριζόντιες – διατμηματικές ομάδες. Αποτελούνται από εργαζόμενους διαφορετικών τμημάτων ή διευθύνσεων ή διαφορετικών ειδικοτήτων. Μπορεί να είναι διαρκείς (μόνιμες)ή προσωρινές.

Οι λόγοι δημιουργίας των διατμηματικών ομάδων είναι:

-          H υλοποίηση έργου που απαιτεί τη συνεργασία περισσοτέρων διευθύνσεων

-          Ο συντονισμός συνεργατών και λειτουργιών μεταξύ διαφορετικών τμημάτων (π.χ. συντονιστικές επιτροπές).

3.3.3.2. Η αναγκαιότητα και σπουδαιότητα των ομάδων.

Οι ομάδες είναι αναγκαίες στον επιχειρησιακό χώρο γιατί έχουν τη δυνατότητα να πετυχαίνουν καλύτερα αποτελέσματα απ’ ότι το άθροισμα των αποτελεσμάτων των ατόμων όταν λειτουργούν μεμονωμένα.

Όταν οι ομάδες είναι ώριμες και λειτουργούν αποτελεσματικά τότε παρουσιάζει ορισμένα πλεονεκτήματα ή θετικά στοιχεία:

1.      Συνέργεια:  σημαίνει ότι τα άτομα, όταν λειτουργούν σε ομάδες, πετυχαίνουν καλύτερα αποτελέσματα απ’ ότι αν λειτουργούσαν μεμονωμένα.

2.      Επίτευξη καλύτερου συντονισμού, ευελιξίας και αντιμετώπιση της πολυπλοκότητας . Ευελιξία στην ομάδα σημαίνει ότι τα άτομα της ομάδας πρέπει να αναλαμβάνουν πρωτοβουλίες και να μην εφησυχάζουν στα τυπικά τους καθήκοντα.

3.      Ικανοποίηση κοινωνικών αναγκών: τα άτομα μέσα από την συμμετοχή τους στην ομάδα καταξιώνονται, πετυχαίνουν στόχους και ικανοποιούν τις κοινωνικές τους ανάγκες.

4.      Βελτίωση χαρακτηριστικών της προσωπικότητας.

5.      Αύξηση παραγωγικότητας και αποτελεσματικότητας.  Οι σύγχρονες απόψεις για το συμμετοχικό μάνατζμεντ θεωρούν ότι λόγω της συνέργειας οι ώριμες και λειτουργικές ομάδες οδηγούν στην αύξηση της απόδοσης των εργαζομένων και του εξοπλισμού καθώς και στην επίτευξη των στόχων.  

3.3.3.3. Προβλήματα λειτουργίας των ομάδων.

Η ομαδική συνεργασία  συνδέεται με αρκετά μειονεκτήματα όταν τα άτομα δεν αισθάνονται ότι λειτουργούν ως ομάδα.

Τα πιο συνήθη προβλήματα ή μειονεκτήματα σε αυτές τις περιπτώσεις είναι:

-          H απώλεια χρόνου, η αναβλητικότητα και η αναποφασιστικότητα λόγω διαφωνιών και διαφορετικών αντιλήψεων.

-          Η ανευθυνότητα, γιατί η ευθύνη στην ομάδα διαιρείται και τα άτομα γίνονται λιγότερα υπεύθυνα.

-          Αντί για συναίνεση, υπάρχει συμβιβασμός και επικρατεί η πλειοψηφία.

-          Αρκετές φορές παρατηρείται ένα ψυχοδυναμικό φαινόμενο που συνδέεται με την ψυχολογία των ατόμων όταν λειτουργούν μέσα στα πλαίσια της ομάδας. Το φαινόμενο αυτό ονομάζεται ομαδική σκέψη (groupthink) και έχει τα ακόλουθα χαρακτηριστικά:

1.      εκλογίκευση μη λογικών καταστάσεων και αποφάσεων

2.      αυτολογοκρισία

3.      πίεση για συμμόρφωση σε εξωπραγματικά πρότυπα

4.      κυριαρχία της ομαδικής σκέψης πάνω στην ατομική σκέψη και πρωτοβουλία.        

3.3.3.4. Προσδιοριστικοί παράγοντες της αποτελεσματικότητας της ομάδας.

 Η αποτελεσματική λειτουργία των ομάδων εξαρτάται από :

τα μέλη της,

τους κανόνες και τις διαδικασίες λειτουργίας,

τους κοινούς στόχους ,

τον ηγέτη και

το κλίμα-επικοινωνία.

Α) Μέλη της ομάδας.

-          Ο αριθμός τους δεν μπορεί να είναι πολύ μεγάλος γιατί όσο αυξάνει το μέγεθος της ομάδας τόσο δυσκολεύουν η επικοινωνία και η συνεργασία. Ο αριθμός των μελών  της ομάδας εξαρτάται από

1.      τη φύση του έργου που έχει να επιτελέσει η ομάδα

2.      την ωριμότητα των μελών της ομάδας.

            Πάντως ο αριθμός των μελών της ομάδας κυμαίνεται από 5 σε 12 άτομα.

-          Η συμπεριφορά των μελών της ομάδας προσδιορίζουν τη συνολική       αποτελεσματικότητά της.

Αρνητικές συμπεριφορές: αδιαφορία, ανταγωνισμός, εγωισμός, κακόπιστες αντιρρήσεις.

Θετικές συμπεριφορές: βοήθεια για επίτευξη συναίνεσης, προτάσεις για σωστούς κανόνες και διαδικασίες, έλλειψη εντάσεων, ενθάρρυνση άλλων μελών σε συμμετοχή, δημιουργία καλών σχέσεων και κλίματος, πρωτοβουλίες και προτάσεις.

  

B) Kανόνες – Διαδικασίες – μέθοδοι.

 Η αποτελεσματική λειτουργία της ομάδας προϋποθέτει την ύπαρξη :

1.      σωστών κανόνων

2.      σωστών διαδικασιών

3.      σωστής κατανομής εργασιών στα μέλη της

4.      σωστών μεθόδων και συστήματος εργασίας.

 Κάθε μέλος της ομάδας έχει το δικό του ρόλο και εφαρμόζεται συγκεκριμένο σύστημα    και μέθοδος για την εύρυθμη λειτουργία της ομάδας. Για παράδειγμα, η τακτική στο παιχνίδι μίας ομάδας ποδοσφαίρου. Κάθε παίκτης έχει τον ρόλο του και εφαρμόζεται συγκεκριμένο σύστημα.

Γ) Κοινοί στόχοι – όραμα.

Τα μέλη της ομάδας πρέπει να κατανοήσουν ότι έχουν κοινό συμφέρον  και αλληλεξάρτηση με τα υπόλοιπα μέλη. Πρέπει να αισθάνονται μέλη μίας ολότητας στην οποία κυριαρχεί το ομαδικό πνεύμα .

Δ) Ηγέτης.

Ο ηγέτης παίζει σημαντικό ρόλο στην αποτελεσματική λειτουργία της ομάδας:

- Περνά όραμα

- Διαμορφώνει ομαδικό πνεύμα

- Ενθαρρύνει και εμψυχώνει τα άτομα

- Συμβάλλει στην συνοχή και στον συντονισμό της ομάδας

- Συλλαμβάνει και προτείνει σύστημα και μέθοδο λειτουργίας.

Ε) Κλίμα – Επικοινωνία.

Βασικά στοιχεία του καλού κλίματος είναι:

1. o αμοιβαίος σεβασμός
2. η αμοιβαία εμπιστοσύνη
3. η ελευθερία έκφρασης
4. η ανοιχτή και ειλικρινής επικοινωνία
5. οι καλές ανθρώπινες σχέσεις
6. η προδιάθεση για συναίνεση
7. η αλληλεγγύη
8. η αλληλοϋποστήριξη.

Ερωτήσεις ανάπτυξης

1)      Να δώσετε τον ορισμό της ομάδας και να αναφέρετε ορισμένα παραδείγματα ομάδων.

2)      Ποιες οι διαφορές μεταξύ τυπικών και άτυπων ομάδων?

3)      Ποια είναι τα κύρια είδη των τυπικών ομάδων? Αναλυτική ανάπτυξη.

4)      Ποια οφέλη δημιουργούνται από την ώριμη και αποτελεσματική λειτουργία μιας ομάδας?

5)      Πως συνδέει το συμμετοχικό management τις ομάδες με την αποτελεσματικότητα και την παραγωγικότητα?

6)      Να αναφέρετε τα μειονεκτήματα της ομαδικής συνεργασίας.

7)      Να αναφέρετε ονομαστικά τους προσδιοριστικούς παράγοντες της αποτελεσματικότητας της ομάδας.

8)      Από τι εξαρτάται η αποτελεσματικότητα της ομάδας? Αναπτύξτε αναλυτικά.

9)      Ποιες είναι οι αρνητικές συμπεριφορές των μελών μίας ομάδας?

10)  Ποιοι είναι οι θετικοί ρόλοι / συμπεριφορές των μελών μίας ομάδας?

11)  Ποιος ο ρόλος του ηγέτη στην εύρυθμη λειτουργία της ομάδας?

Ερωτήσεις σωστού / λάθους

1) Οι πελάτες ενός εμπορικού καταστήματος αποτελούν μία ομάδα     Σ , Λ

2) Οι παίκτες μίας ποδοσφαιρικής ανώνυμης εταιρείας αποτελούν μία ομάδα     Σ , Λ

3) Οι καθηγητές ενός ιδιωτικού σχολείου συνιστούν μία ομάδα    Σ , Λ

4) Οι κλίκες που δημιουργούνται σε μία επιχείρηση αποτελούν ομάδα.       Σ , Λ

5) Οι θεατές ενός αγώνα μπάσκετ αποτελούν μία ομάδα.    Σ, Λ

6) Στο χώρο των κοινωνικών οργανώσεων αναπτύσσονται ομάδες που παίρνουν κυρίως         

    τυπική υπόσταση.    Σ , Λ

7) Το τμήμα παραγωγής ενός εργοστασίου αποτελεί τυπική ομάδα.  Σ, Λ

8) Το διοικητικό συμβούλιο μίας οικονομικής μονάδας αποτελεί άτυπη ομάδα. Σ, Λ

9) Ο ρόλος των άτυπων ομάδων για την αποτελεσματική λειτουργία της επιχείρησης είναι εξίσου σημαντικός με αυτόν των τυπικών ομάδων.    Σ , Λ

10) Οι κάθετες ομάδες αποτελούν ουσιαστικά μέρη της οργανωτικής δομής και η σύνθεσή τους παραμένει σταθερή διαχρονικά.     Σ , Λ  

11) Οι εργαζόμενοι των διατμηματικών ομάδων έχουν συγκεκριμένη ευθύνη για την υλοποίηση κάποιας λειτουργίας και έργου στην επιχείρηση.    Σ , Λ

12) Οι κάθετες ομάδες μπορεί να είναι και προσωρινές.   Σ , Λ

13) Ο συντονισμός και η υλοποίηση ενός έργου αποτελούν δύο λόγους δημιουργίας των διατμηματικών ομάδων.    Σ , Λ

14) Αν οι ομάδες λειτουργούν ώριμα και αποτελεσματικά τότε πετυχαίνουν καλύτερα αποτελέσματα από το άθροισμα των αποτελεσμάτων των ατόμων που την αποτελούν, αν αυτά λειτουργούσαν μεμονωμένα.    Σ , Λ

15) Ένα από τα πλεονεκτήματα των ώριμων και λειτουργικών ομάδων είναι η συνέργια.           

         Σ , Λ

16) Η ομάδα συμβάλλει ουσιαστικά στην επίτευξη του συντονισμού και της αντιμετώπισης της πολυπλοκότητας.   Σ , Λ

17) Οι εργαζόμενοι πρέπει να κάνουν μόνο ότι τους λέει ο προϊστάμενος και να μην παίρνουν πρωτοβουλίες.    Σ , Λ

18) Η συμμετοχή των ατόμων σε ομάδες προσφέρει ικανοποίηση κοινωνικών αναγκών και καταξίωση.   Σ , Λ

19) Τα άτομα έχουν τη δυνατότητα να αναπτύξουν τα χαρακτηριστικά της προσωπικότητας τους συνεργαζόμενα με άλλα άτομα στο πλαίσιο της ομάδας.   Σ , Λ

20) Το συμμετοχικό management θεωρεί ότι οι ομάδες δεν διαδραματίζουν σημαντικό ρόλο στον χώρο των επιχειρήσεων.   Σ , Λ

21) Η αποτελεσματική λειτουργία των ομάδων συντελεί αφενός στην αύξηση της παραγωγής ανά εργάτη και αφετέρου σε υψηλότερο βαθμό επίτευξης των στόχων.   Σ , Λ

22)  Η ομαδική συνεργασία συνδέεται με αρκετά μειονεκτήματα, όταν τα άτομα ανεύθυνα και αναβλητικά.    Σ , Λ

23) Η συνέργια αποτελεί ένα από τα μειονεκτήματα της λειτουργίας των ομάδων.   Σ, Λ

24) Η ״ομαδική σκέψη״  είναι ένα ιδιαίτερα αρνητικό χαρακτηριστικό και εκφράζεται με τον όρο συμμετοχικό management.   Σ , Λ

25)  Η ״ομαδική σκέψη״  είναι ένα ιδιαίτερα αρνητικό χαρακτηριστικό και εκφράζεται με τον όρο groupthink.   Σ , Λ

26) To ψυχοδυναμικό φαινόμενο «groupthink» σημαίνει ότι η ατομική σκέψη καταπιέζεται από την ομαδική σκέψη.   Σ , Λ

27) Ένας από τους προσδιοριστικούς παράγοντες της αποτελεσματικής λειτουργίας των ομάδων είναι ο προϊστάμενος.   Σ , Λ

28) Όσο πιο μεγάλο είναι το μέγεθος της ομάδας, τόσο πιο πολύ δυσκολεύει η επικοινωνία και η συνεργασία.   Σ , Λ

29) Ο κατάλληλος αριθμός των μελών της ομάδας κυμαίνεται από 12 έως 20 άτομα. Σ,Λ

30) Ένας από τους προσδιοριστικούς παράγοντες του κατάλληλου μεγέθους της ομάδας αποτελεί η ωριμότητα των μελών της.   Σ , Λ

31) Η αδιαφορία και οι κακόπιστες αντιρρήσεις συντελούν στην εύρυθμη λειτουργία της ομάδας.   Σ , Λ

32) Τα μέλη της ομάδας πρέπει να συμβάλλουν με θετικούς ρόλους και συμπεριφορές στη συνοχή της ομάδας.  Σ , Λ

33) Είναι απαραίτητο, στις ομάδες εργασίας, να εφαρμόζεται συγκεκριμένο σύστημα και μέθοδος λειτουργίας, ώστε να λειτουργούν αποτελεσματικά.   Σ , Λ

34) Ο ηγέτης της ομάδας, πρέπει να προάγει το ομαδικό πνεύμα, να συντελεί στη διαμόρφωση της «ολότητας», να ενθαρρύνει τις θετικές ομαδικές συμπεριφορές.   Σ , Λ

35) Ένα στοιχείο που συμβάλλει στην ανάπτυξη καλού κλίματος είναι η αλληλεγγύη και η αλληλοϋποστήριξη.   Σ , Λ

36) Ένα από τα πλεονεκτήματα της λειτουργίας της ομάδας είναι ο συμβιβασμός και η επικράτηση της πλειοψηφίας.   Σ , Λ

Ερωτήσεις πολλαπλής επιλογής

Να κυκλώσετε τη σωστή απάντηση

1) Ομάδα  δεν αποτελούν:

 α) τα παιδιά της χορωδίας του σχολείου

 β) ο σύλλογος γονέων ενός σχολείου

 γ) οι θεατές μίας θεατρικής παράστασης

 δ) κανένα από τα παραπάνω

2) Όταν μία επιχείρηση θέλει να δημιουργήσει ένα νέο προϊόν, πρέπει να συγκροτήσει:

α) άτυπη ομάδα

β) κάθετη ομάδα

γ) οριζόντια-διατμηματική ομάδα

δ) καμία από τις παραπάνω

3) Οι παρέες και οι ομάδες φίλων που δημιουργούνται από τους εργαζομένους στο χώρο εργασίας, αποτελούν:

α) τυπική ομάδα

β) κάθετη ομάδα

γ) οριζόντια ομάδα

δ) κανένα από τα παραπάνω

4) Οι εργαζόμενοι από διαφορετικές διευθύνσεις ή τμήματα συγκροτούν:

α) κάθετες ομάδες

β) οριζόντιες ομάδες

γ) άτυπες ομάδες

δ) διευθυντικές ομάδες

5) Ένας από τους λόγους δημιουργίας οριζόντιων ομάδων είναι:

α) η ανάπτυξη των χαρακτηριστικών της προσωπικότητας των εργαζομένων

β) η δημιουργία ευνοϊκού κλίματος στην ομάδα

γ) ο συντονισμός συνεργατών μεταξύ διαφορετικών τμημάτων

δ) η ανάπτυξη του συμμετοχικού management

6) Ένα από τα μειονεκτήματα της λειτουργίας των ανώριμων ομάδων είναι:

α) η συνέργεια

β) η αντιμετώπιση της πολυπλοκότητας

γ) η ικανοποίηση αναγκών του ατόμου

δ) το groupthink

7) Ένα από τα πλεονεκτήματα λειτουργίας των ώριμων ομάδων είναι:

α) η βελτίωση της παραγωγικότητας και της αποτελεσματικότητας

β) η απώλεια χρόνου

γ) η αναβλητικότητα

δ) η διαίρεση της ευθύνης

8) Δεν αποτελεί προσδιοριστικό παράγοντα της αποτελεσματικής λειτουργίας των ομάδων

α) ο ηγέτης

β) τα μέλη της ομάδας

γ) ο κώδικας επιχειρησιακής ηθικής

δ) η ύπαρξη κοινών στόχων και ομαδικού πνεύματος     

9) Ένα από τα βασικά στοιχεία του καλού κλίματος στην ομάδα είναι:

α) ο μικρός αριθμός των μελών της ομάδας

β) να γνωρίζει το κάθε μέλος τι περιμένουν τα άλλα μέλη της ομάδας από αυτό

γ) η ανοιχτή και ειλικρινής επικοινωνία

δ) η ύπαρξη κοινού συμφέροντος.

ΑΠΑΝΤΗΣΕΙΣ:
 1. Λάθος                       
 2. Σωστό                        
 3. Σωστό                      
 4. Σωστό
 5. Λάθος
 6. Λάθος
 7. Σωστό
 8. Λάθος
 9. Σωστό
10. Σωστό
11. Λάθος
12. Λάθος
13. Σωστό
14. Σωστό
15. Σωστό
16. Σωστό
17. Λάθος
18. Σωστό
19. Σωστό
20. Λάθος
21. Σωστό
22. Σωστό
23. Λάθος
24. Λάθος
25. Σωστό
26. Σωστό
27. Λάθος
28. Σωστό
29. Λάθος
30. Σωστό
31. Λάθος
32. Σωστό
33. Σωστό
34. Σωστό
35. Σωστό
36. Λάθος

Ερωτήσεις πολλαπλής επιλογής:

1.  γ
2.  γ
3.  δ
4.  β
5.  γ
6.  δ
7.  α
8.  γ
9.  γ
 
 Καλή δύναμη σε όλους τους μαθητές και να θυμάστε ότι πρέπει να είστε ψύχραιμοι και χαλαροί, μέσα στα πλαίσια του εφικτού, όταν μελετάτε και διαβάζετε! 


by Nikos Kozakos ... 27 April 2013